Osoby uprawnione do przyjmowania Zgłoszeń Wewnętrznych oraz osoby uprawnione do podejmowania Działań Następczych
i.    Spółka ustala, że do przyjmowania Zgłoszeń Wewnętrznych uprawnione są osoby zajmujące następujące stanowiska:
a)    Compliance Officer obsługujący Spółkę;
b)    Specjalista ds. compliance obsługujący Spółkę;
c)    Legal Manager;
d)    Manager zespołu Human Capital.
(dalej: „Osoby Przyjmujące”).
ii.    Spółka udzieli Osobom Przyjmującym odpowiednich pełnomocnictw do przyjmowania Zgłoszeń Wewnętrznych.
iii.    Spółka ustala, że do podejmowania Działań Następczych w związku ze Zgłoszeniem Wewnętrznym uprawnione są osoby zajmujące następujące stanowiska:
a)    Compliance Officer obsługujący Spółkę;
b)    Specjalista ds. compliance obsługujący Spółkę;
c)    Legal Manager;
d)    Manager zespołu Human Capital.
    (dalej: „Osoby Rozpatrujące”).
iv.    Spółka udzieli Osobom Rozpatrującym odpowiednich pełnomocnictw do podejmowania Działań Następczych.
v.    Osoby Przyjmujące oraz Osoby Rozpatrujące działają w sposób bezstronny i niezależny.
vi.    Jeżeli z treści Zgłoszenia Wewnętrznego będzie wynikało, że przedmiot tego zgłoszenia dotyczy działania lub zaniechania Osoby Przyjmującej lub Osoby Rozpatrującej bądź działania lub zaniechania osób powiązanych z Osobą Przyjmującą lub Osobą Rozpatrującą (w szczególności będących osobami bliskimi dla Osoby Rozpatrującej lub Osoby Przyjmującej), osoba ta wyłączy się z udziału w rozpatrywaniu tego Zgłoszenia Wewnętrznego.
vii.    Jeżeli zajdzie taka konieczność, Osoby Rozpatrujące mogą podjąć decyzję o zaangażowaniu do udziału w postępowaniu wyjaśniającym prowadzonym w ramach Działań Następczych przedstawicieli komórek organizacyjnych działających w strukturze Spółki lub innych niezależnych konsultantów – każda z tych osób przed zapoznaniem się ze szczegółami postępowania, otrzyma od Osoby Rozpatrującej stosowne upoważnienie.
Sposób przekazania i rozpatrywanie Zgłoszeń Wewnętrznych
i.    Spółka zapewnia Sygnalistom możliwość dokonania Zgłoszeń Wewnętrznych w następujący sposób:
a)    Zgłoszenie w formie pisemnej elektronicznej – dokonywane poprzez przekazanie wiadomości e-mail z Informacją o Naruszeniu Prawa na adres: sygnalista@inea.com.pl;
b)    Zgłoszenie formie pisemnej tradycyjnej (papierowej) – dokonywane poprzez przekazanie listu zawierającego Informację o Naruszeniu Prawa na adres: Wysogotowo, ul. Wierzbowa 84, 62-081 Przeźmierowo, z dopiskiem „Zgłoszenie sygnalisty – do rąk własnych Osób Przyjmujących Zgłoszenia Wewnętrzne w INEA sp. z o.o.”, treść zgłoszenia powinna znajdować się w odrębnej kopercie wewnątrz.
(dalej łącznie: „Kanały Komunikacji”).
ii.    Zgłoszenie Wewnętrzne powinno zawierać, w miarę możliwości, szczegółowe informacje dotyczące Naruszenia Prawa będącego przedmiotem Zgłoszenia Wewnętrznego, takie jak: wskazanie Osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz ewentualnie innych osób zaangażowanych (np. świadków, pokrzywdzonych), wskazanie daty bądź przybliżonej daty dokonania Naruszenia Prawa, wskazanie ewentualnych dowodów potwierdzających wystąpienie Naruszenia Prawa.
iii.    Sygnalista powinien działać w dobrej wierze – osoba, która świadomie przekazuje nieprawdziwe zgłoszenie, nie korzysta z ochrony prawnej określonej Ustawą. Zgodnie z art. 57 Ustawy, kto dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Dokonanie zgłoszenia w złej wierze może stanowić podstawę odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej.
iv.    Dane osobowe Sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty. Spółka, po otrzymaniu Zgłoszenia Wewnętrznego, przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia Zgłoszenia Wewnętrznego lub podjęcia ewentualnych Działań Następczych. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania Zgłoszenia Wewnętrznego, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla danej sprawy.
v.    Sygnalista w ramach Zgłoszenia Wewnętrznego może podać swój adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej (dalej: „Adres do kontaktu”), który będzie służył do komunikacji Spółki z Sygnalistą, w szczególności do potwierdzenia Sygnaliście przyjęcia Zgłoszenia Wewnętrznego oraz do przekazania Sygnaliście informacji zwrotnej w związku ze Zgłoszeniem Wewnętrznym. Sygnalista może w treści Zgłoszenia Wewnętrznego przekazywanego w formie wiadomości e-mail wskazać, że jego Adresem do kontaktu jest adres poczty elektronicznej, z której zostało wysłane to zgłoszenie.
vi.    Osoba Przyjmująca potwierdza Sygnaliście przyjęcie Zgłoszenia Wewnętrznego w terminie 7 dni od daty jego otrzymania w ramach jednego z Kanałów Komunikacji. Jeżeli Sygnalista w ramach Zgłoszenia Wewnętrznego nie podał Adresu do kontaktu, obowiązek Osoby Przyjmującej, o którym mowa w zdaniu poprzednim, nie ma zastosowania.
vii.    Po potwierdzeniu otrzymania Zgłoszenia Wewnętrznego, Osoba Przyjmująca przekazuje informację o Zgłoszeniu Wewnętrznym Osobom Rozpatrującym. Osoby Rozpatrujące w pierwszej kolejności weryfikują, czy Zgłoszenie Wewnętrzne spełnia wymogi określone Procedurą oraz Ustawą. Jeżeli w ramach tej weryfikacji okaże się, że Zgłoszenie Wewnętrzne nie spełnia tych wymogów, Osoby Rozpatrujące przekazują taką informację Sygnaliście, o ile Sygnalista pozostawił w ramach Zgłoszenia Wewnętrznego swój Adres do kontaktu.
viii.    Jeżeli Zgłoszenie Wewnętrzne spełnia wymogi określone Procedurą oraz Ustawą, Osoby Rozpatrujące podejmują Działania Następcze, w szczególności rozpoczynają postępowania wyjaśniające oraz, jeżeli zajdzie taka potrzeba, komunikują się z Sygnalistą w sprawie zgłoszenia.
ix.    W ramach Działań Następczych Osoby Rozpatrujące mogą wydać niezbędne rekomendacje dotyczące w szczególności podjęcia działań dyscyplinujących względem Osoby, której dotyczy zgłoszenie czy podjęcia w Spółkach niezbędnych działań naprawczych, które pozwolą zapobiegać występowaniu podobnych Naruszeń Prawa.
x.    Po przeprowadzeniu Działań Następczych, w szczególności po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego dla Zgłoszenia Wewnętrznego, Osoba Rozpatrująca przekazuje Sygnaliście informację zwrotną, tj. informację o planowanych lub podjętych Działaniach Następczych i powodzie takich działań. Informacja zwrotna zostanie przekazana Sygnaliście maksymalnie w terminie 3 (trzech) miesięcy od daty potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia Wewnętrznego, o którym mowa w pkt vi. powyżej. Jeżeli Sygnalista w ramach Zgłoszenia Wewnętrznego nie podał Adresu do kontaktu, obowiązek Osoby Rozpatrującej, o którym mowa w zdaniu poprzednim, nie ma zastosowania.
xi.    Spółka prowadzi rejestr Zgłoszeń Wewnętrznych – rejestr ten jest prowadzony przez Osoby Rozpatrujące. Rejestr zawiera:
a)    Numer Zgłoszenia Wewnętrznego;
b)    Przedmiot Naruszenia Prawa w danym Zgłoszeniu Wewnętrznym;
c)    Dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy Zgłoszenie Wewnętrzne, niezbędne do identyfikacji tych osób;
d)    Adres do kontaktu Sygnalisty;
e)    Datę dokonania Zgłoszenia Wewnętrznego;
f)    Informację o podjętych Działaniach Następczych;
g)    Datę zakończenia rozpatrywania Zgłoszenia Wewnętrznego.
xii.    Rejestr Zgłoszeń Wewnętrznych jest poufny - dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze Zgłoszeń Wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono Działania Następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
Zakaz podejmowania Działań Odwetowych
i.    Każdemu Sygnaliście przysługuje pełna ochrona przed działaniami represyjnymi, dyskryminacją oraz wszelkimi innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania, stanowiącymi rezultat dokonanego Zgłoszenia Wewnętrznego, Zgłoszenia Zewnętrznego lub Ujawnienia Publicznego. Wobec Sygnalisty nie będą podejmowane Działania Odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
ii.    Spółka wskazuje, że nie będą podejmowały w szczególności następujących Działań Odwetowych:
a)    Odmowa nawiązania stosunku pracy;
b)    Wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
c)    Niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny;
d)    Niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony - w przypadku gdy Sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
e)    Obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę;
f)    Wstrzymywanie awansu lub pominięcie przy awansowaniu;
g)    Pominięcie przy przyzwaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wysokości tych świadczeń;
h)    Przeniesienie na niższe stanowisko pracy;
i)    Zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
j)    Przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków Sygnalisty;
k)    Niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
l)    Negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy;
m)    Nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej lub środka o podobnym charakterze;
n)    Przymus, zastraszenie, wykluczenie;
o)    Mobbing, dyskryminacja, niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
p)    Wstrzymanie udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
q)    Nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
r)    Działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
s)    Spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
t)    Wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenie dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia Sygnalisty.
iii.    Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone przez Sygnalistę na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług, katalog otwarty zakazanych Działań Odwetowych, wskazany w pkt ii. powyżej stosuje się odpowiednio, o ile charakter świadczonej pracy lub usług nie wyklucza zastosowania wobec Sygnalisty takiego działania.
iv.    Zakaz podejmowania Działań Odwetowych obejmuje również osoby pomagające Sygnaliście w dokonaniu Zgłoszenia Wewnętrznego (tj. osoby fizyczne, które pomagają Sygnaliście w dokonaniu Zgłoszenia Wewnętrznego, Zgłoszenia Zewnętrznego lub Ujawnienia Publicznego) oraz osoby powiązane z Sygnalistą (w szczególności osoby najbliższe dla Sygnalisty tj. małżonek, wstępny, zstępny, rodzeństwo, powinowaty w tej samej linii lub stopniu, osoba pozostająca w stosunku przysposobienia oraz jej małżonek, a także osoba pozostająca we wspólnym pożyciu).
v.    Sygnalista, wobec którego dopuszczono się Działań Odwetowych, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia.
vi.    Sygnalista dokonujący Zgłoszenia Wewnętrznego, Zgłoszenia Zewnętrznego lub Ujawnienia Publicznego wiedząc, że do Naruszenia Prawa nie doszło, nie podlega ochronie przed podejmowaniem Działań Odwetowych wskazanych w niniejszej Procedurze i Ustawie.
vii.    Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego przekazania przez Sygnalistę w ramach Zgłoszenia Wewnętrznego, Zgłoszenia Zewnętrznego lub Ujawnienia Publicznego nieprawdziwych informacji, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od tego Sygnalisty.
viii.    Sygnalista zobligowany jest do dokonywania Zgłoszeń Wewnętrznych wyłącznie na zasadach i w formie przewidzianej w niniejszej Procedurze. Zgłoszenia dokonywane niezgodnie z Procedurą lub wykraczające poza obszary objęte Procedurą lub Ustawą, nie będą podlegały rozpatrzeniu w oparciu o niniejszą Procedurę, a Sygnaliście z tytułu ich dokonania nie będzie przysługiwała ochrona, o której mowa w Procedurze.
Zgłoszenia anonimowe
i.    Zgłoszenia Wewnętrzne przekazywane w sposób anonimowy będą rozpatrywane zgodnie z zasadami określonymi w niniejszej Procedurze, z zastrzeżeniem poniższych warunków.
ii.    Zgłoszenia Wewnętrzne przekazywane w sposób anonimowy będą rozpatrywane zgodnie z zasadami określonymi w niniejszej Procedurze, jeżeli zostaną przekazane Spółkom w ramach następującego Kanału Komunikacji:
a)    Zgłoszenie w formie pisemnej elektronicznej – dokonywane poprzez przekazanie wiadomości e-mail z Informacją o Naruszeniu Prawa na adres: sygnalista@inea.com.pl;
iii.    Osoby Rozpatrujące mogą ograniczyć zakres informacji zwrotnych przekazywanych anonimowemu Sygnaliście przekazującemu Zgłoszenie Wewnętrzne, w szczególności z uwagi na tajemnicę przedsiębiorstwa lub ochronę danych wrażliwych.
iv.    Anonimowi Sygnaliści nie podlegają ochronie przed Działaniami Odwetowymi. Jeżeli dojdzie do ujawnienia tożsamości anonimowego Sygnalisty, a jednocześnie Sygnalista ten działał w dobrej wierze, tj. miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem Zgłoszenia Wewnętrznego jest prawdziwa i stanowi Informację o Naruszeniu Prawa, Sygnalista ten podlega ochronie przed Działaniami Odwetowymi.
Zgłoszenia zewnętrzne
i.    Sygnalista może dokonać Zgłoszenia Zewnętrznego bez uprzedniego dokonania Zgłoszenia Wewnętrznego.
ii.    Zgłoszenie Zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny.
iii.    Aktualne informacje dotyczące sposobu i trybu dokonywania Zgłoszeń Zewnętrznych można znaleźć na stronach internetowych właściwych organów publicznych oraz Rzecznika Praw Obywatelskich.
Postanowienia końcowe
Niniejsza Procedura wchodzi w życie 14 października 2024 r., tj. po upływie 7 dni od dnia podania jej treści do wiadomości Pracowników w sposób przyjęty w Spółce (poprzez zamieszenie Procedury w dedykowanej przestrzeni cyfrowej w aplikacji MS Teams, która wykorzystywana jest w bieżącym kontakcie Spółki z Pracownikami).

Definicje

Wprowadzenie

Tryb przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych